办公室里的网络工具使用规范

我们不止一次地提到了90后的多任务处理能力，但是你可能真的想象不到他们可以通过网络同时做多少件事。我粗略地统计了一下，至少有9项，分别是：1.搜索（浏览）；2.游戏；3.音乐（视频）；4.即时聊天；5.邮件；6.购物；7.微博（微信）；8.下载；9.交友。

对绝大部分90后来说，随时随地地把这些任务混杂在一起早已习以为常，但是他们通常忽略的是，太多的时间就在这些事情的不停转换中浪费。你几乎可以从任何一个90后嘴里听道：“忙了一整天，怎么好像什么都没做？”碎片化的生活正在大量蚕食年轻人的时间，网络便捷带来的效率提升远远赶不上浪费。因此，为新员工确立网络工具的使用规则就成为了管理90后的一个新课题。

对于上述9项内容，管理者需要首先将它们正确分类，然后再设置不同的管理标准。我的方法是将它们分为三大类：A、必备工具、 B、时间杀手、 C、辅助应用。对应的管理方式分别为：允许、禁止和指导使用。

其中应该被允许使用的必备工具包括搜索（浏览）、即时聊天和邮件三项。我观察到很多组织在搜索和即时聊天两项上经常犹豫不决，政策反复。尤其是即时聊天工具，之前被很多组织屏蔽，后来又不得不放松监管。在网络搜索与即时沟通已成为主流工作方式的今天，禁止不但不能提升工作效率，反而会引发员工的负面情绪和更大的效率损失。所以，组织应该在设置有明确的行为规范的前提下，全面允许网络必备工具的使用。

在工作中应该被绝对禁止的是游戏、购物和交友，我们称为“时间杀手”。很多的研究都已明确显示，它们是工作场所中时间浪费的主要源头。我们可以把每个人的有效时间视为蓄水池中的水，而网络游戏、网络购物和网络交友行为则是隐藏在蓄水池底部的三个漏洞，如果不能首先将这些漏洞堵上，再完美的工作计划和时间管理技巧也都只能是空谈。毕竟我们都有经验，时间在这样的活动中流逝得有多快。

帮助90后堵住这些漏洞，还会有助于创造一些不同的体验。用从这三项活动中省出的时间从事更有意义的工作，会使时间的使用变得更集中、更完整，进而引发员工对工作更深入地思考和更细致地操作。而由此带来的成就感可能是90后人生中从未体验过的。因为，已经习惯于碎片化生活的他们，可能已经很久没有用整段的时间来认真地干一件事了。

因此，对于“时间杀手”的管理必须采取“零容忍”政策，坚决地把漏洞堵住。你可以通过允许他们阅读与工作相关的书籍或是增加外出工作机会的方式帮助他们渡过开始的困难期，但是一旦他们感受到不同，并逐步养成习惯，他们一定会很珍惜这样纯净的工作环境，并发自内心地感谢你。还有，不要忘了“以身作则”是管理他人的前提。

音乐（视频）、下载和微博（微信）的使用，会不会对工作产生影响，大家的认识普遍比较模糊，相应的管理政策也容易走极端。我把这三项归为辅助工具，他们对工作既有帮助又有影响，因此应该在组织制定有明确规则的前提下，指导员工使用。

首先是音乐和视频，曾有很多管理者倾向于全面禁止，我对此持不同看法。我认为对于一边听音乐一边工作的行为，组织可以有条件地认可。如果我们仔细观察90后的成长历程，就不难发现这的确已经成为了他们生活的一部分，在一定程度上有助于他们集中精力。但是，听音乐应该被严格限制在他们独自工作的时候，在任何团队工作，会议及需要与他人沟通的场合听音乐都是不被允许的。至于视频，唯一应该被允许的是它作为教材的时候。要知道，90后的即时学习力很大程度上依赖于网络教学视频，即学即用对组织来说也是有益的。

下载的应用范围与音乐和视频类似，完全禁止几乎不可能，更重要的是这样做会引发员工强烈的负面情绪。因此只能因势利导，允许员工下载与工作相关的内容，但同时也要明确规定严禁下载的项目，如电影、电视剧等。

令管理者最头痛的还是要数微博和微信。很多年轻员工的每日安排正是以它们为主线，有些时候工作反而成了点缀。所以看起来微博和微信也应该被列入“时间杀手”的范畴被禁止。但是，如果你真的这么做了，又会带来很多的负面影响。我们且不讨论明令禁止是否有可能实现，单就这一命令本身传达出的信息，就足以严重损害你在90后员工中的威信，以致你的其他指令也无法顺利实施。因此，我们还是应该把思考的重点放在如何在组织内引导年轻人合理地使用微博与微信，同时将它们对效率的影响降低到最小。

一家IT公司的实践给了我很大的启发：他们鼓励员工在私人账号以外专门为工作设立一个新的微博账号，提倡员工为工作使用微博。因此，微博很快成为了这个组织内最重要的沟通工具。公司官方微博作为公共信息发布平台，推送公司时讯、行业新闻、内部通知、奖惩决定；员工们则将微博作为自我展示平台，用以分享理念、交流经验、推荐学习资源。很多原本默默无闻的基层员工通过微博成为了公司内的意见领袖，受到粉丝们的追捧；很多新员工用微博来记录自己在公司的成长历程，感谢帮助过他们的同事，甚至直接@老板和管理层，反映问题，提出建议。

收获最大的还是公司的人力资源部。他们的人力资源总监告诉我：“以前公司也有讨论区，但一直都不活跃。微博的便利性使我们以前一直想达到却达不到的效果很轻松地就实现了。我们部门现在有专门的同事负责在微博上与员工互动，同时掌握大家的情绪动向，发现大家普遍有意见的政策我们就及时调整；感觉哪个员工情绪不对，我们就提示他的经理加以重点关注。上个月我们发现大家都在讨论一部即将上映的电影，于是公司就安排全体员工集体观看了这部电影的首映，而这次成本很低的活动却成为了公司有史以来投入产出比最高的一项员工福利！这一切，要感谢微博！”

感谢微博，也感谢他们的分享。他们的实践让我们看到任何工具本身都是中性的，决定效果正向还是负向的根本因素是“人”。作为管理者，我们有没有能力利用这些最新的工具服务于我们的工作？我们有没有办法让90后员工充分发挥网络工具的优势，更快地获得成功？

因此，面对这些时髦的工具，作为管理者最应该做的是，事先把使用规则讲清楚，同时让他们明白为什么要这样规定。在日常管理中，应该更多地使用信用管理而非强制管理，先以最大的信任赋予年轻人自我管理的空间，发现谁违反了相应的规定，再给予及时的处罚。刚柔相济、奖罚分明，如果管理者能在组织中营造出一种良性的使用环境，一定比我们用时时刻刻去盯的老办法更有效果。

(夲辑完)

第四辑  再加工：如何帮助90后尽快成为合格员工

【401】当90后的热情遭遇管理者的冷淡

【402】角色转换的策略：有心有法，疏导转化

【403】比入职培训更重要的“工作首日管理”

【404】处理好“高期望值”

【405】“准父母”式管理

【406】教会他们一次做好一件事

【407】网络工具使用规范